I. Layout of Business English Letter
1. Letter Head (kepala surat)
Letter Head atau biasa disebut dengan kepala surat. Terletak di paling atas dari sebuah surat. Baik surat resmi untuk pemerintah atau perusahaan. Kepala Surat tersebut berisikan nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, faksimili, e-mail perusahaan, website perusahaan, logo perusahaan dll.
2. Date (tanggal)
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahu kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis. Tanggal surat terletak di kanan atas pada surat pembaca. Dalam penulisan tanggal nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka saja. Harus jelas dan lengkap. Dalam penulisan tanggal dibedakan menjadi dua jenis yaitu menggunakan gaya penulisan British style dan American Style.
Contoh :
British style
08th Desember 2011
Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya penulisan tanggal pada gaya Bahasa Indonesia. Hanya saja pada British style ditambahkan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di kanan atas surat.
American style
September 07, 2011
Gaya penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan di posisi awal disusul tanggal di akhiri tanda koma dan tahun. Posisi tanggal terletak di kiri atas surat.
3. References (referensi)
Referensi berfungsi untuk memudahkan pengagendaan, pengarsipan, dan pengacuan di dalam balasan surat. Oleh penerima surat nomor surat yang diterima dapat disebutkan sebagai acuan atau petunjuk di dalam surat jawaban. Demikian juga memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar
Contoh :
Your Ref: KPS/C3, Our Ref: Con/13/1
4. Enclosure (lampiran)
Lampiran berfungsi agar penerima surat dapat meneliti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Lampiran terletak disebelah kiri, posisinya diantara references dan subject. Contohnya berupa buku, surat keterangan, brosur, kuitansi dll.
Contoh :
Lampiran : Satu berkas
Lamp.: Dua eksemplar
5. Subject (hal)
Penulisan Hal berfungsi untuk mengetahui tujuan dari isi surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya.
Contoh :
Hal : Memperoleh Data Penulisan Ilmiah
6. Inside Address (alamat yang dituju)
Alamat sangat penting dalam penulisan surat. Digunakan sebagai petunjuk langsung kepada siapa surat tersebut harus disampaikan.
Contoh :
Yth. Pimpinan Indosat
Jalan Medan Merdeka Barat, No. 21,
Jakarta
7. Salutation (salam pembuka)
Salam pembuka terletak di bawah alamat dan sebelum isi surat. Berfungsi sebagai salam pembuka atau tanda hormat penulis. Salam pembuka dituliskan di sebelah kiri. Huruf pertama awal kata ditulis huruf kapital, sedangkan kata yang lain ditulis huruf kecil semua. Ada dua jenis salam pembuka dalam penulisan surat yaitu British style, dan American style.
Contoh :
British style : Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs.
American style : Dear Sir :
8. Body of the Letter (isi surat)
Isi surat merupakan bagian dari pokok surat berisi pesan atau informasi yang penulis ingin sampaikan secara detail. Pesan yang tertulis dalam surat haruslah jelas dan langsung pada pokok permasalahan yang akan dibahas.
9. Complimentary Close (salam penutup)
Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis. Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lainnya ditulis dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma. Salam penutup biasanya berupa kalimat “Yours Faithfully” ,” Yours Truly”, “Yours Sincerely”. Salam penutup dibagi menjadi dua tipe yaitu Britsh style dan American style.
Contoh :
Britsh style : Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.
American style : Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.
10. Signature (tanda tangan)
Berupa tanda tangan penulis terletak pada sisi kanan bawah pembaca surat, beserta nama jelas penulis surat. Di cantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal ditulis dengan huruf kapital, tanpa diberi tanda kurung.
11. Writer’s Designation (nama & jabatan)
Nama jelas penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun. Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut.
Contoh :
(tanda tangan)
Ir. Yudha Pradipta, S.kom
Manager Perusahaan
12. Carbon Copy Notation (tembusan)
Tembusan surat dibuat apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui permasalahan yang dikemukakan dalam surat, dan dalam beberapa hal diharapkan pihak lain itu memberikan tanggapan seperlunya. Kata tembusan ditulis dengan huruf awal huruf kapital dan diikuti tanda titik dua, tanpa digarisbawahi. Tipe penulisan kalimatnya :
CC, cc, cc : , Copies to : .
Contoh Tembusan : Direktur Keuangan, Kepala Bagian Pemasaran.
13. Postscript
Postscript adalah sebuah catatan tambahan yang ditulis ketika menulis sebuah surat. Biasanya berupa pesan singkat yang kalau di Indonesia sering disebut dengan notebook (NB). Biasanya terletak di kiri bawah setelah CC.
II. Form and style of Business English Letter
1. Indented style or British style
Bentuk suratnya menjorok ke dalam bertekuk/bergigi. Penulisan alamat tidak sejajar terletak di sebelah kiri atas, inside addressnya terletak di sebelah kiri, posisi paragraf pada inside address masuk ke dalam 5 ketukan. Posisi tanda tangan terletak di sebelah kanan.
2. Full Block style
Semua bagian surat yang dibuat dengan bentuk ini, diketik mulai dari margin kiri. Mempunyai bentuk lurus penuh, yaitu rata pada sisi kiri, Jarak penulisan paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya diberi spasi satu baris. Bentuk paragraf Full Block style sama dengan Block style. Bedanya posisi tanggal pada Block style terletak di kanan atas.
Sedangkan pada Full Block style terletak di kiri atas. Jarak antara kepala surat dengan tanggal diberi spasi 2 baris. Antara tanggal
dengan perihal diberi spasi 2 baris.
3. Block style
Pada isi surat Block style bentuk lurus rata kanan kiri sama seperti bentuk paragraf pada Full Block style, semua bagian surat diketik dari margin kiri. Tanggal surat terletak di kanan atas, salam penutup, tanda tangan, nama terang, dan jabatan pengirim surat diketik pada bagian
kanan surat.
4. Semi Block style
Pada Semi Block style, bentuk paragraf sama dengan bentuk Indented style. Semua bagian surat diketik seperti bentuk lurus. Kecuali pada isi surat. Setiap alinea baru diketik sesudah lima ketukan dari margin kiri. Alinea yang satu dengan alinea yang lainnya tidak diberi jarak.
5. Hanging style
Bentuk Hanging style hampir sama dengan bentuk Semi Block style. Bedanya pada isi surat bentuk paragraf menyondong kebawah pada awal paragraphnya. Jarak spasi paragraf satu dan seterusnya 5 ketukan. Tanda tangan terletak di sebelah kiri.
Refferensi :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar