Layout of Business English Letter

 I. Layout of Business English Letter

1. Letter Head (kepala surat)

   Letter  Head atau biasa disebut dengan kepala surat. Terletak di paling atas dari sebuah surat. Baik  surat

   resmi untuk pemerintah atau perusahaan. Kepala Surat tersebut berisikan nama perusahaan, alamat   

   perusahaan, nomor telepon, faksimili, e-mail perusahaan, website perusahaan, logo perusahaan dll.      

2. Date (tanggal)

   Tanggal surat berfungsi untuk memberitahu kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis. Tanggal surat   

   terletak di kanan atas pada surat pembaca. Dalam    penulisan tanggal nama bulan tidak boleh disingkat atau 

    ditulis dengan angka saja. Harus jelas dan lengkap. Dalam penulisan tanggal dibedakan menjadi dua  jenis   

    yaitu menggunakan gaya penulisan British style dan American Style. 

Contoh :

British style 

08th Desember 2011

Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya penulisan tanggal pada gaya Bahasa Indonesia.   

        Hanya saja pada British style ditambahakan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst. Posisi   

        tanggal terletak di kanan atas surat.

American style

September 07, 2011

Gaya penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan di posisi awal disusul tanggal di akhiri   

 tanda koma dan tahun. Posisi tanggal  terletak di kiri atas surat.

3.  Enclosure (lampiran) 

     Lampiran berfungsi agar penerima surat dapat meneliti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang    

    dilampirkan. Contohnya berupa buku, surat keterangan, brosur, kuitansi dll. 

Contoh :

Lampiran : Satu berkas

Lamp.: Dua eksemplar

4. Subject (hal)

    Penulisan Hal berfungsi untuk mengetahui tujuan dari isi surat tersebut sebelum membaca isi surat      

    selengkapnya. 

    Contoh :

    Hal : Memperoleh Data Penulisan Ilmiah

5.  Inside Addres (alamat yang dituju)

     Alamat sangat penting dalam penulisan surat. Digunakan sebagai petunjuk langsung kepada siapa surat   

     tersebut harus disampaikan. 

Contoh :

Yth. Pimpinan Indosat 

Jalan Medan Merdeka Barat, No. 21, 

Jakarta

6.   Salutation (salam pembuka)

     Salam pembuka terletak di bawah alamat dan sebelum isi surat. Berfumgsi sebagai salam pembuka atau    
     tanda hormat penulis. Salam pembuka dituliskan di  sebelah kiri. Huruf pertama awal kata ditulis huruf
     capital, sedangkan kata yang lain ditulis huruf kecil semua. Ada dua jenis salam pembuka dalam  penulisan
     surat yaitu British style, dan American style.

Contoh :

British style      : Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs.

American style : Dear Sir :

7. Body of the Letter (isi surat)

    Isi surat merupakan bagian dari pokok surat berisi pesan atau informasi yang penulis ingin sampaikan  
    secara detail. Pesan yang tertulis dalam surat    haruslah jelas dan langsung pada pokok permasalahan yang
    akan dibahas.

8. Complimentary Close (salam penutup)

    Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis. Huruf awal kata
    salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan   kata yang lainnya ditulis dengan huruf kecil.
    Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma. Salam penutup biasanya berupa kalimat “Yours
    Faithfully” ,” Yours    Truly”, “Yours  Sincerely”. Salam penutup dibagi menjadi dua tipe yaitu Britsh style
    dan American style. 

Contoh :

Britsh style       : Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours Sincerely, Sincerely,      
                             With Best Wishes. 

American style : Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.

9. Signature and Writer’s Identification (tanda tangan dan nama penulis)

     Berupa tanda tangan penulis terletak pada sisi kanan bawah pembaca surat. , beserta nama jelas penulis
    surat. Di cantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal ditulis dengan huruf capital, tanpa diberi
    tanda kurung.

10. Carbon Copy Notation (tembusan)

      Tembusan surat dibuat apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui permasalahan yang  
      dikemukakan dalam surat, dan dalam beberapa hal diharapkan pihak lain itu memberikan tanggapan
      seperlunya. Kata tembusan ditulis denmgan huruf awal huruf kapital dan diikuti tanda titik dua, tanpa  
      digarisbawahi. Tipe penulisan kalimatnya :
      CC, cc, cc : , Copies to : .

Contoh Tembusan : Direktur Keuangan, Kepala Bagian Pemasaran.

11. Postcript (inisial)

       Inisial disebut juga sandi, yaitu kode nama pengenal (singkatan nama). Digunakan untuk mempermudah  
       pemeriksaan kembali apabila diperlukan. Inisial sandi ditempatkan pada bagian bawah kiri dibawah
       tembusan (jika ada). Inisial ditempatkan di bagian bawah di sebelah kiri. Contoh penulisannya :  

       P.S , PS. , PS: , PS - .

       Contoh: SF/SD

       SF singkatan nama pengonsep: Santi Febrianti, SD singkatan nama pengetik surat: Selviana Djayaningsih.

II. Form and style of Business English Letter

1. Idented style or British style

Bentuk suratnya menjorok ke dalam bertekuk/bergigi. Penulisan alamat tidak sejajar terletak di sebelah kiri atas. Posisi tanda tangan terletak disebelah kanan.

2. Full Block style

Semua bagian surat yang dibuat dengan bentuk ini, diketik mulai dari margin kiri. Mempunyai bentuk lurus penuh, yaitu rata pada sisi kiri,Jarak penulisan paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya diberi spasi satu baris. Bentuk paragraph Full Block style sama dengan Block style. Bedanya posisi tanggal pada Block style terletak di kanan atas. Sedangkan pada Full Block style terletak di kiri atas. Jarak antara kepala surat dengan tanggal diberi spasi 2 baris. Antara tanggal dengan perihal diberi spasi 2 baris.

3. Block style

Pada isi surat Block style bentuk lurus rata kanan kiri sama seperti bentuk paragraph pada Full Block style, semua bagian surat diketik dari margin kiri. Tanggal surat terletak di kanan atas, salam penutup, tanda tangan, nama terang, dan jabatan pengirim surat diketik pada bagian kanan surat.

4. Semi Block style

Pada Semi Block style, bentuk paragraph sama dengan bentuk Indented style. Semua bagian surat diketik seperti bentuk lurus. Kecuali pada isi surat. Setiap alinea baru diketik sesudah lima ketukan dari margin kiri. Alinea yang satu dengan alinea yang lainnya tidak diberi jarak.

5. Hanging style

Bentuk Hanging style hampir sama dengan bentuk Semi Block style. Bedanya pada isi surat bentuk paragraph menyondong kebawah pada awal paragraphnya. Jarak spasi paragraph satu dan seterusnya 5 ketukan. Tanda tangan terletak di sebelah kiri.